Cách sử dụng hàm vlookup

Cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel khi làm kế toán

Hàm VLOOKUP trong excel là hàm tìm kiếm theo cột của một bảng khác và trả về giá trị một ô nào đó thỏa mãn điều kiện của giá trị cần lấy.

Công thức: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

ham-vlookup

–          Giá trị tìm kiếm là 01 ô phải có tên trong vùng dữ liệu tìm kiếm

Ví dụ như: mã hàng hó, mã tài khoản, mã tài sản …

–          Vùng dữ liệu tìm kiếm phải chứa tên của giá trị tìm kiếm và phải chứa giá trị cần tìm. Vị trí bắt đầu của vùng được tính từ dãy ô có chứa giá trị tìm kiếm

–          Cột trả về giá trị tìm kiếm là số thứ tự cột tính từ trái sang của vùng dữ liệu tìm kiếm

–          Kế toán muốn dò chính xác để giá trị là 0, muốn dò tương đối để giá trị tham số là 1.

Sử dụng phím F4 có ý nghĩa như sau:

+ khi bạn nhấp F4 (1 lần): để có giá trị tuyệt đối. VD: $F8 nghĩa là cố định cột F và cố định dòng 8

+ Khi bạn nhấp F4 (2 lần): để có giá trị tương đối cuột và tuyệt đối dòng(cố định dòng thay đổi cột)

VD: F$8 là cố định dòng 8 thay đổi cột F

+ Khi bạn nhấp F4 (3 lần): để có giá trị tương đối dòng và tuyệt đối cột (cố định cột thay đổi dòng)

VD: $F8 là cố định cột F và thay đổi dòng 8

Để hiểu rõ hơn chúng tôi đưa ra ví dụ cụ thể sau:

Điền kết quả vào cột xếp loại biết rằng việc xếp loại được dựa trên điểm trung bình quy định như trong bảng xếp loại thì kế toàn minh thúy sẽ sử dụng hàm vlookup với kiểu dò tìm tương đối chính xác nếu dò tìm chính xác thì chỉ có thể xếp loại cho những bạn học sinh vó số điểm trung bình bằng đúng với giá trị như trong Bảng Xếp loại(Giả sử điểm trung bình là: 0, 5,7,9), những bạn học sinh có điểm trung bình là 5,5 hoặc 7,3…. (điểm trung bình không tròn) thì không thể xếp loại được.

cach-dung-ham-vlookup2

Ứng dụng kế toán trên excel của hàm vlookup trong công việc:

+ Tìm đơn giá xuất kho từ bảng nhập khẩu xuất tồn về BNL về phiếu xuất kho…

+ Tìm mã hàng hóa tên hàng hóa từ DMTK về bảng nhập xuất tồn

+ Tìm số dư của đầu tháng N căn cứ vào cột số dư cuối của tháng N – 1.

Tìm số “Khấu hao lũy kế từ kỳ trước” của bẳng khấu hao tháng N, căn cứ vào giá trị khấu hao lũy kế của tháng N -1.

+ Và các bảng tính khác liên quan…

Cụ thể kế toán Minh Thúy sẽ đưa ra một ví dụ cụ thể về việc sử dụng hàm Vlookup để lấy trên hàng hóa theo mã hàng hóa từ bẳng danh mục hàng hóa về Bảng kê Nhập – Xuất – Tồn.

cach-su-dung-ham-vlookup1Chúc các bạn thành công!

Cách dùng hàm VLOOKUP trong excel để dò giá trị trong 1 cột nào đó

Hàm VLOOKUP trong excel dùng để tìm kiếm một giá trị a nào đó của một cột x (column x) nào đó, tính từ hàng/dòng thứ m (row m) đến hàng/dòng thứ n (row n) (trong đó m < n). Hàm VLOOKUP() rất có ích và được sử dụng rất phổ biến, rộng rãi.

Cú pháp:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Trong đó:

  • lookup_value: giá trị cần dò tìm
  • table_array: một vùng để dò tìm lookup_value, cột đầu tiên trong table_array sẽ dùng để dò tìm giá trị lookup_value, table_array có thể cùng sheet hoặc khác sheet với lookup_value, đồng thời table_array có thể cùng file hoặc khác file với lookup_value.
  • col_index_num: dùng để chỉ định thứ tự cột trong table_array để trả về giá trị tương ứng, nếu tìm thấy, cột đầu tiên được tính là 1
  • range_lookup: có hay không vẫn được, thông người người ta dùng 3 tham số đầu tiên là đủ. Chú ý: những tham số được để trong dấu ngoặc vuông [] thì có hay không vẫn không sao (có thể bỏ qua). range_lookup có 2 giá trị như bên dưới:
    • TRUE: những giá trị trong cột đầu tiên của table_array phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
    • FALSE: VLOOKUP sẽ chỉ tìm những giá trị trùng khớp nhau hoàn toàn

Chú ý, nếu bạn bỏ không dùng giá trị range_lookup, hoặc được thiết lập TRUE thì cột đầu tiên của của table_array phải được sắp xếp theo thứ tự tăng, nếu không thì hàm VLOOKUP của bạn sẽ chạy không đúng.

Ví dụ:

Giả giử bạn có 2 sheet có tên lần lượt là “Sheet1” và “Sheet2”, chứa dữ liệu bên dưới:

Sheet1:

goc-kn-01

Sheet2:

goc-kn-02

Giá trị cột “Năm sinh” của Sheet2 được lấy từ Sheet1 thông qua hàm VLOOKUP và giá trị dò tìm & cột dò tìm là cột MCC (mã chấm công) của 2 sheet.
Hàm VLOOKUP được đặt ở cột “Năm sinh” của Sheet2 như sau:
Dòng 2 –> 5 lần lược như sau:
=VLOOKUP(A2,Sheet1!A2:C5,3)
=VLOOKUP(A3,Sheet1!A2:C5,3)
=VLOOKUP(A4,Sheet1!A2:C5,3)
=VLOOKUP(A5,Sheet1!A2:C5,3)
Kết quả trả về của Sheet2 như bên dưới

goc-kn-03Chúc các bạn thành công!

Cách sử dụng hàm Vlookup

Hàm VLOOKUP:

Hàm Vlookup tìm kiếm một giá trị trong cột bên trái ngoài cùng của bảng (table_array), rồi cho ra giá trị trong cùng hàng tính từ một cột (col_index_number) mà ta chỉ định trong bảng.

Hoặc hàm Vlookup lấy giá trị của Cell dò (lookup_value) trong cột đầu tiên của khối (table_array), khi gặp mã số tương ứng ở Cell nào thì lệch sang cột được chỉ định (col_index_num) để lấy giá trị trong Cell đó (cùng hàng).

Cú pháp: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,ran ge_lookup)

Các tham số của hàm:

– Lookup_value: Là giá trị phải được dò tìm trong cột đầu tiên của table_array. Lookup_value có thể là một giá trị, một tham chiếu hoặc một chuỗi ký tự (không phân biệt chữ hoa hay chữ thường). Nếu lookup_value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột đầu tiên của table_array thì hàm Vlookup cho ra giá trị lỗi #N/A (Not Available, bất khả thi).

– Table_array: Là một bảng thông tin, qua đó dữ liệu được tìm kiếm. Table_array có thể là một dãy hoặc một tên. Đặt Table_array trong giá trị tuyệt đối ($A$1:$D$20).

– Col_index_num: Là số thứ tự của cột nằm trong table_array. Số thứ tự này phải lớn hơn hoặc bằng 2. Ví dụ: Col_index_num=2 sẽ cho giá trị trong cột thứ hai của table_array, Col_index_num=3 sẽ cho giá trị trong cột thứ ba của table_array, …

(Nếu Col_index_num=0 thì hàm Vlookup cho ra giá trị lỗi #VALUE, nếu Col_index_num=1 thì kết quả dò tìm là chính nó, nếu Col_index_num lớn hơn số lượng cột trong table_array thì hàm Vlookup cho ra giá trị lỗi #REF!)

– Range_lookup: Là một giá trị (0 hoặc 1) hay giá trị logic (false hoặc true) cho biết ta có muốn tìm một liên kết chính xác hay không. Nếu không chỉ định range_lookup thì mặc nhiên là 1 hay true.

+ Nếu Range_lookup=1 (true): Cột đầu tiên của table_array phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần (… -2, -1, 0, 1, 2 hoặc A, B, …Z hoặc False, True), ngược lại có thể hàm Vlookup sẽ cho giá trị không đúng.

Nếu hàm Vlookup không tìm thấy lookup_value và range_lookup=1 (true) thì nó sử dụng giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn hoặc bằng lookup_value.
+ Nếu range_lookup=0 (false): Cột đầu tiên trong table_array không cần sắp xếp theo thứ tự nào cả. Trường hợp này được sử dụng phổ biến nhất.

Nếu hàm Vlookup không tìm thấy lookup_value và range_lookup=0 (false) thì nó cho giá trị lỗi #N/A.

Ví dụ:

= VLOOKUP(A1,A1:C5,3,0) = 150 (Danh sách không cần sắp theo thứ tự)

= VLOOKUP(“VL”,A1:C5,2,0) = 70
= VLOOKUP(“CM”,A1:C5,2,0) = #N/A

Hàm VLOOKUP tìm giá trị theo cột.