Cách in văn bản

Cách in văn bản file Word 2003, 2007, 2010, 2013

Tổng hợp cách in văn bản Word 2003, 2007, 2010, 2013, in 2 mặt giấy, in trang chẵn lẻ lựa chọn trang in riêng lẻ, liên tiếp, toàn bộ, cách căn lề văn bản, soạn thảo văn bản word, excel, chuyển word thành pdf, xuất văn bản ra giấy

Sau khi soạn thảo được 1 văn bản Word hoàn chỉnh, bạn cần xuất văn bản đó ra máy in để có văn bản giấy. Sau đây là bài hướng dẫn từ cơ bản đến nâng cao cách in 1 văn bản từ Microsoft Word các phiên bản.

Tại cửa sổ soạn thảo, nhấn Ctrl + P hoặc chọn menu File -> Print

Office 2003

diendanbaclieu-114969-w03-print2

Office 2007, 2010, 2013

diendanbaclieu-114969-print-word-2010

Mình sẽ hướng dẫn trên phiên bản Office 2003 trước.

in-word

Đây là hộp thoại Print của Word 2003

  1. Name: bạn cần chọn đúng máy in đang kết nối, có sẵn giấy để chuẩn bị in.
  2. Page range: lựa chọn những trang sẽ in (tất cả, hiện thời hay riêng lẻ).
  3. Print what: Nội dung cần in. Cái này không cần quan tâm lắm vì chắc chắn ta chỉ cần in văn chọn. Lựa chọn mặc định là Document
  4. Print: cho phép in tất cả hoặc chỉ trang chẵn, trang lẻ
  5. Copy – Number of copies: nhập vào số bản bạn cần in, tương tự như chức năng của máy phôtôcopy
    Dấu tick Collage (khác nhau với số bản copy > 1): được tick sẽ in toàn bộ văn bản từ trang 1 đến hết rồi đến bản copy tiếp theo, không được chọn thì in những trang đầu x số bản, tiếp đến trang 2 x số bản, … đến hết
  6. Pages per sheet: in nhiều trang trên 1 khổ giấy
  7. Scale to paper size: thu phóng tỉ lệ khi in

Khi in thông thường, các bạn chỉ cần chú ý đến các mục
1. Name: chọn máy in
2. Page range: in những trang nào
5. Copy: số bản cần in

Cuối cùng nhấn OK để văn bản của bạn chuyển ra giấy. Nhớ là máy in đã cắm điện, kết nối với máy tính, nạp giấy đầy đủ và hoạt động tốt.

Phiên bản Word 2007-2013

diendanbaclieu-114969-print-word-2010

  1. Printer: chọn máy in sẽ in, máy đang kết nối và sẵn sàng in sẽ hiển thị là Online
  2. Pages: chọn trang cần in
  3. Print One sided: chỉ in 1 mặt giấy
  4. Collated: tương tự như trên, phía trên trang này có chỗ nhập số bản Copy
  5. Portrait Orientation: in theo khổ dọc hoặc ngang
  6. Letter: khổ giấy Letter/A4/A5…
  7. Margins: căn lề cho trang in
  8. 1 Page Per Sheet: số trang in 1 khổ giấy, có thể là 1,2,4,6,8 hoặc 10.

Cuối cùng thì nhấn nút Print to đùng phía trên là xong.

Cách in ấn hai mặt trong word

– Để in hai mặt trong word thì ngay tại màn hình in ấn File/Print, bạn chọn chức năng như hình dưới là sẽ in hai mặt (Print On Bold Side), mặc định tờ giấy sẽ in mặt đầu tiên, sau khi in hết, bạn sẽ cầm ngược tờ giấy lại (nguyên sắp), sau đó đút phần đầu chữ của văn bản, theo chiều thuận vào lại máy in và nhấn nút OK trên máy in, thì tự động nó sẽ in cách trang theo mặt còn lại.

in-hai-mat-trong-wordChúc bạn thành công!

Các bước hướng dẫn để in trong Excel

Để in được, Microsoft Excel cần máy in phải được cài đặt và kết nối với máy tính của bạn. Nếu máy in đã được kết nối với máy tính. Hãy bật máy in và đặt giấy vào khay máy in.

Sau đây là các bước hướng dẫn về cách in trong Excel.

Cài đặt trang in

Cài đặt trang in bao gồm thay đổi kích thước trang, định dạng trang và chất lượng trang in

Thay đổi tùy chọn thiết lập trang

– Từ menu File, chọn Page Setup.

– Hộp thoại Page Setup xuất hiện, chọn tab Page

excel-t10-1

Thiết lập định hướng trang in

Trong phần Orientation, kích vào các nút chọn Portrait (quay giấy dọc) hoặc Landscape (quay giấy ngang)

Thiết lập kích thước trang in

– Trong phần Scaling, chọn Adjust to: nhập tỷ lệ phần trăm (bạn có thể kích nút lên hoặc nút xuống để tăng hoặc giảm kích thước)

– Chọn Fit to: thiết lập độ rộng và chiều cao cho trang

Thiết lập những lựa chọn khác cho trang in

Paper sizeTrong mục Paper size: lựa chọn khổ giấy từ danh sách xổ xuống
Print qualityTrong mục Print quality: chọn chất lượng in từ danh sách xổ xuống (dpi càng cao– chất lượng càng tốt)
Page numberingĐể bắt đầu đánh số trang, chọn mục First page number: nhập số trang bạn muốn

Căn lề trang in 

Căn lề trang in trong Microsoft Excel bao gồm căn chỉnh lề trên, lề dưới, lề trái, phải của trang. Bạn cũng có thể căn chỉnh để dữ liệu đặt ở giữa trang.

Để thay đổi lề trang

– Hộp thoại Page Setup xuất hiện, chọn tab Margins

excel-t10-2

– Kích lần lượt Top, Bottom, Left, Right và thay đổi các thiết lập

– Kích vào Header để thay đổi lề đầu trang và Footer để thay đổi lề chân trang

– Kích OK. Chú ý: Tại phần Center on page, bạn có thể chọn Horizontally (theo chiều ngang) hoặc Vertically(theo chiều dọc) để có được vị trí đặt dữ liệu tốt nhất

Thiết lập Header/Footer

Thiết lập đầu trang (Header) và chân trang (Footer) rất quan trọng, nó tác động đến cách nhìn tổng quát của một trang in.

Thay đổi tiêu đề trang và chân trang

– Chọn tab Header/Footer từ hộp thoại Page Setup

– Kích vào mũi tên xổ xuống của phần Header: các kiểu header đã có sẵn trong danh sách. Lựa chọn kiểu đặt header bạn muốn

– Kích nút Custom Header hoặc Custom Footer để hiển thị hộp thoại Header (hoặc Footer)

excel-t10-3

– Trong phần Left section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở lề trái của header hay footer

– Trong phần Center section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở giữa của header hoặc footer

– Trong phần Right section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở lề phải của header hoặc footer

– Bạn cũng có thể lựa chọn các tùy chọn sau:

excel-t10-4

Format fontKích vào nút format font (biểu tượng A) sau khi đánh dấu đoạn cần thay đổi font, cỡ và kiểu chữ
Page numberChèn số vào mỗi trang
Number of pagesSử dụng tính năng đánh số trang để tạo chuỗi các trang từ trang 1 đến 15
DateĐưa vào ngày hiện tại
TimeĐưa vào giờ hiện tại
File pathChèn thêm tên đường dẫn (vị trí file)
File nameThêm tên vào file workbook
Tab nameThêm tên vào tab worksheet
Insert pictureChọn vì trí để chèn ảnh
Format pictureĐịnh dạng chèn ảnh

– Kích OK sau khi kết thúc

– Tiêu đề trang (chân trang) mới sẽ được hiển thị trong hộp thoại Page Setup

– Kích OK để đóng hộp thoại Page Setup

Excel Printing – Thiết lập bảng tính

Trong việc in ấn Excel, thiết lập trang tính rất quan trọng. Nó sẽ kiểm soát trang nào được in và nơi để in. Bởi vậy phải chắc chắn bạn thực hiện những bước sau thật cẩn thận

Thay đổi các tùy chọn trang tính

– Từ menu File, chọn Page Setup.

– Hộp thoại Page Setup hiển thị, chọn tab Sheet

excel-t10-5

– Thay đổi các tính năng sau:

Print areaNhập bảng tính muốn in, hoặc kích vào biểu tượng bên phải hộp và kéo worksheet xuống để in
Rows to repeat at topKích vào biểu tượng bên phải hộp và kéo dòng bạn muốn để lặp lại phía trên cùng của trang. Với cách này thì dòng đó sẽ xuất hiện ở mọi trang tính.
Columns to repeat at leftKích vào biểu tượng phía bên phải hộp và kéo cột bạn muốn lặp lại phía bên trái của trang. Với cách này, khi in thì cột bên trái xuất hiện ở mọi trang tính
Elements that will printTích vào các hộp trong mục Print nếu muốn. Ví dụ Gridlines, Black and White (đen trắng), Draft Quality (in thử), Row and Column Headings (đề mục hàng và cột)
Page orderTrong mục Page order, lựa chọn Down, then over hoặc Over, then down. Bạn sẽ thấy được hiệu ứng này khi dữ liệu trong trang tính không đủ trong một trang in

– Một số đặc tính ở mục Print (khi tích vào những lựa chọn này):

GridlinesSẽ in cả phần lưới của bảng tính Excel
Black and whiteIn dữ liệu theo màu đen và trắng
Draft qualityIn với chất lượng thử, không phải chất lượng in thông thường
Row and column headingsBảng tính được in bao gồm tiêu đề hàng và cột

– Phía bên phải hộp thoại, có 3 nút:

OptionsXem lại việc cài đặt máy in
Print PreviewXem lại trang tính trước khi in
PrintIn trang tính.

Thay đổi cài đặt in trong Excel 

– Từ menu File, chọn Print.

– Hộp thoại Print hiển thị, thực hiện những thay đổi cần thiết sau:

excel-t10-6

– Ở phần Printer, mục Name: lựa chọn máy in bạn muốn dùng

– Trong phần Page range, lựa chọn All nếu bạn muốn in tất cả các trang trong một vùng, hoặc nhập trang bắt đầu in vào From và kết thúc vào To

– Trong phần Print what, lựa chọn phần muốn in. Ví dụ, Phần được chọn, phần trang tính, hay toàn bộ sổ làm việc

– Trong mục Number of copies: chỉ định số bản được in ra

– Kích vào nút Properties để hiển thị hộp thoại Properties

– Thay đổi các lựa chọn. Lựa chọn này sẽ làm thay đổi kết quả trên máy in

– Kích OK để đóng hộp thoại

– Kích tiếp OK để bắt đầu in worksheet

Chú ý: Trước khi kích nút OK, phải chắc chắn là bạn đã đặt giấy vào khay của máy in