Hướng dẫn tạo lập form trong Access 2016

Tạo lập form từ cơ sở dữ liệu giúp việc nhập liệu của bạn trở nên thuận tiện hơn. Trong quá trình tạo form, bạn có thể định dạng nó sao cho phù hợp với tính chất của cơ sở dữ liệu cũng như trình bày dễ hiểu hơn.

Trong bài viết này, Blog Học Excel Online sẽ hướng dẫn bạn cách tạo lập và chỉnh sửa form. Bạn cũng sẽ được biết cách kiểm soát các trình bày cũng như chỉnh sửa các tùy chọn form để đảm bảo form hoạt động hiệu quả nhất.

Cách tạo lập form

Access hỗ trợ người dùng có thể tạo form từ bất cứ bảng dữ liệu nào trong cơ sở dữ liệu gốc. Bất cứ form nào được tạo thành sẽ đều hiển thị dữ liệu giống với bảng, đồng thời còn có thể thêm bớt dữ liệu mới. Sau khi tạo lập xong, bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa nó bằng cách thêm các trường mới hoặc các các tùy chọn định dạng như hộp hỗn hợp chẳng hạn.

Bước 1: Trong mục Navigation, lựa chọn bảng dữ liệu mà bạn cần tạo lập form. Bạn không nhất thiết phải mở bảng đó lên

Bước 2: Lựa chọn tab Create, tìm đến phần Forms, và click vào lệnh Form

Bước 3: Lúc này form của bạn đã được tạo lập thành công và được mở trong cửa sổ Layout

Bước 4: Để sao lưu lại form, hãy click vào lệnh Save trên thanh công cụ truy cập nhanh. Nếu được yêu cầu, vui lòng điền thêm tên cho form và click OK để hoàn tất.

Xem thêm: Bộ tài liệu hướng dẫn học Excel 2016

Form phụ

Nếu bạn tạo lập 1 form từ bảng dữ liệu có chứa nội dung bản ghi được liên kết sang 1 bảng dữ liệu khác thì rất có thể trong form của bạn đã có sẵn 1 form phụ. Form phụ là dạng form theo bảng đơn thuần trong đó trình bày các bản ghi có liên quan dưới dạng bảng dữ liệu nhỏ hơn. Chẳng hạn, trong form chính có tên Customers ta sẽ có thêm 1 form phụ trong đó mô tả dữ liệu liên quan đến từng đơn hàng mà khách hàng đặt.

Ta không cần phải chèn form phụ này bởi đơn giản là ta chỉ cần kiểm tra lại thông tin liên lạc qua form Khách hàng mà thôi. Nếu bạn thấy việc sử dụng form phụ là không cần thiết thì bạn hoàn toàn có thể xóa bỏ nó đi. Để làm được điều đó, chỉ cần click vào nó và bấm phím Delete trên bàn phím là xong.

Tuy vậy trong nhiều trường hợp form phụ lại tỏ ra vô cùng hữu ích. Tùy theo nội dung cũng như nguồn thông tin của form mà bạn có thể tìm được những dữ liệu quan trọng chứa trong form phụ, chẳng hạn như ví dụ sau đây. Trong form Đơn hàng dưới đây, ta có thể thấy tất cả các thông tin quan trọng như tên mặt hàng, số lượng, và giá thành từng mặt hàng trong từng đơn hàng đều được ghi trong phần form phụ.

Thêm các trường mới vào form

Khi sử dụng các câu lệnh về form trong một bảng dữ liệu, tất cả các trường trong bảng dữ liệu đều sẽ có mặt trong form. Tuy vậy, nếu như bạn muốn thêm 1 vài trường mới vào trong bảng dữ liệu thì thường là chúng sẽ không tự động xuất hiện trong form. Khi đó bạn bắt buộc phải thêm thủ công các trường đó vào nội dung của form.

Bước 1: Chọn tab Design, sau đó tìm đến mục Tools ở phía bên phải của thanh Ribbon

Bước 2: Click vào lệnh Add Existing Fields.

Bước 3: Danh sách tên tất cả các trường sẽ xuất hiện. Click đúp vào từng mục một

Bước 4: Lúc này trường mới đã được thêm thành công

Lưu ý: Bạn hoàn toàn có thể áp dụng các bước trên để thêm trường mới vào 1 form trắng. Chỉ cần tạo 1 form mới bằng lệnh Blank Form trên tab Create và sau đó hoàn thành các bước tiếp theo để thêm các trường mong muốn

Thêm 1 trường mới từ bảng dữ liệu khác

Bước 1: Từ mục danh sách tất cả các trường, click vào Show All Tables

Bước 2: Click vào nút “+” nằm ở bên cạnh bảng dữ liệu chứa trường mà bạn muốn thêm vào, sau đó click đúp vào nó. Lúc này trường mới đã được thêm thành công

Thêm tùy chọn định dạng

Các tùy chọn định dạng có chức năng đặt các điều kiện giới hạn cho mỗi trường nội dung của form. Việc này giúp bạn dễ dàng quản lý được chất lượng dữ liệu được nhập vào form, từ đó giúp cơ sở dữ liệu gốc trở nên thống nhất hơn.

Hộp hỗn hợp

Hộp hỗn hợp là một dạng danh sách xổ xuống được dùng để thay thế một trường trong nội dung form. Hộp hỗn hợp sẽ hạn chế khả năng nhập liệu của người dùng khi chỉ cho phép người dùng lựa chọn các tùy chọn có sẵn trong hộp mà thôi.

Hộp hỗn hợp rất có ích đối với các trường có ít lựa chọn trả lời. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng hộp hỗn hợp để chỉ cho phép người dùng nhập đúng tên các bang của Mỹ khi điền vào trường địa chỉ liên hệ, hoặc là người dùng khi đặt hàng chỉ được phép lựa chọn các sản phẩm được liệt kê trong cơ sở dữ liệu mà thôi.

Bước 1: Trong cửa sổ Form Layout, lựa chọn tab Design, sau đó tìm đến phần Controls

Bước 2: Lựa chọn lệnh Combo box, khi đó nó sẽ có dạng giống như hộp thoại xổ xuống

Bước 3: Lựa chọn điểm đặt hộp hỗn hợp. Một đường thẳng sẽ xuất hiện cho biết vị trí nơi hộp hỗn hợp sẽ được tạo lập. Chẳng hạn như ví dụ này, ta sẽ đặt nó ở giữa trường City và trường Add to Mailing List?

Bước 4: Trình cài đặt Combo Box Wizard sẽ xuất hiện. Lựa chọn mục “I will type in the values that I want” và click Next

 

Bước 5: Điền các tùy chọn mà bạn muốn xuất hiện trong danh sách xổ xuống. Mỗi tùy chọn sẽ nằm ở một dòng khác nhau. Trong ví dụ này, ta sẽ tạo 1 hộp hỗn hợp cho trường Add to Mailing List? trong nội dung của form, sau đó ta có thể điền các câu trả lời thích hợp vào trường này. Người dùng sẽ chỉ được phép lựa chọn 1 trong 3 tùy chọn câu trả lời trong hộp hỗn hợp: NoYes – Weekly, and Yes – Special Events and Offers.

Bước 6: Nếu cần thiết, bạn có thể căn chỉnh kích cỡ các cột sau cho tất cả các ký tự được hiện thị đầy đủ. Sau khi hoàn tất, click Next

Bước 7: Lựa chọn dòng “Store that value in this field” và sau đó click mũi tên xổ xuống và lựa chọn trường mà bạn muốn sử dụng hộp hỗn hợp để chứa các tùy chọn. Sau khi hoàn tất, click Next.

Bước 8: Điền tên tiêu đề xuất hiện bên cạnh hộp hỗn hợp. Thường thì ta sẽ sử dụng tên của trường để đặt tên cho hộp hỗn hợp

Bước 9. Click Finish. Lúc này trên form sẽ xuất hiện 1 hộp hỗn hợp mới. Nếu hộp hỗn hợp mới tạo được dùng để thay thế cho toàn bộ một trường nội dung nào đó thì bạn cần phải xóa bỏ trường đó đi. Ví dụ, bạn có thể thấy rằng trong hình dưới đây ta có 2 trường với tên giống hệt nhau. Hai trường này sẽ cùng gửi thông tin về cùng 1 chỗ, vì vậy ta không nhất thiết phải có cả 2. Thay vào đó ta sẽ xóa đi trường không chứa hộp hỗn hợp.

Bước 10: Chuyển sang chế độ cửa sổ Form để kiểm tra khả năng hoạt động của hộp hỗn hợp. Chỉ cần click vào mũi tên xổ xuống và kiểm tra lại xem danh sách của hộp hỗn hợp đã chứa các câu trả lời đúng hay chưa. Sau khi kiểm tra xong thì bạn có thể dùng hộp hỗn hợp để nhập dữ liệu như bình thường

Lưu ý: Nếu bạn muốn chèn thêm 1 danh sách xổ xuống với nhiều tùy chọn hơn nhưng lại không muốn phải đánh máy thủ công thì bạn hãy tạo lập 1 hộp hỗn hợp mới và click chọn lựa chọn đầu tiên trong trình cài đặt Combo Box Wizard: I want to get the values from another table or query. Cách này sẽ giúp bạn tạo lập 1 danh sách xổ xuống chứa các tùy chọn được trích xuất từ một trường trong bảng dữ liệu.

Một số người dùng có cảnh báo rằng Access gặp trục trặc trong quá trình làm việc với form. Nếu bạn gặp phải bất cứ vấn đề gì với các tác vụ trong cửa sổ Layout thì hãy thử chuyển sang cửa sổ Design xem sao.

Tùy chỉnh thiết lập form bằng cách sử dụng Property Sheet

Property sheet là một cửa sổ tổng hợp chứa các thông tin chi tiết của form cũng như từng nội dung trong form. Từ của sổ Property Sheet mà ta có thể sửa đổi từng phần bố cục của form, bao gồm cả chức năng hoạt động cũng như cách thức trình bày.

Cách tốt nhất để làm quen với Property Sheet đó là thông qua việc khởi động nó và thử lựa chọn các tùy chọn khác nhau. Khi click vào một tùy chọn nào đó, Access sẽ trình bày một đoạn mô tả ngắn gọn các lựa chọn ở phía góc dưới bên trái của cửa sổ làm việc

Selecting a Property Sheet option to find out what it does

Lưu ý: Hãy luôn chú ý trong quá trình chỉnh sửa nội dung form và các trường. Tất cả các thay đổi dù là nhỏ nhất đều có thể thực hiện ở cửa sổ Property Sheet. Do có quá nhiều tùy chọn nên rất khó để bạn có thể nhớ được là mình đã thay đổi phần nào của form

Thay đổi thiết lập của form

Có rất nhiều lựa chọn được xuất hiện trong cửa sổ Property Sheet nên ta không thể đi sâu giải thích hết được. Ta chỉ có thể kiểm nghiệm 2 lựa chọn thường được sử dụng nhất: ẩn các trường không cần thiết và thiết lập trường chứa thời gian ngày tháng năm có chức năng tự động lên lịch theo đúng thời gian thực tế.

Để có thể ẩn đi các trường không cần thiết

Bước 1:  Trong cửa sổ Layout hoặc Design, lựa chọn thanh tab Design, sau đó tìm đến phần Tools. Ở đây  ta click vào lệnh Property Sheet.

Clicking the Property Sheet command

Bước 2: Cửa sổ Property Sheet sẽ xuất hiện ở bên trang bên phải. Trong nội dung form, click chọn vào trường mà bạn muốn ẩn bớt. Chẳng hạn trong ví dụ này, ta sẽ giấu đi trường Customer ID vì không muốn người dùng tự ý thay đổi mã số khách hàng.

Selecting the field we wish to hide

Bước 3: Trong cửa sổ  Property Sheet, click vào tab All, sau đó tìm đến lựa chọn Visible ở dòng thứ 5.

Bước 4: Click vào mũi tên xổ xuống ở cột bên phải, sau đó bấm No.

Selecting "No" from the drop-down list in the Visible option

Bước 5: Cuối cùng ta chỉ cần chuyển sang cửa sổ Form để kiểm tra xem các trường đã được ẩn đi hay chưa.

Để thiết lập trường chứa thời gian ngày tháng năm có chức năng tự động lên lịch theo đúng thời gian thực tế

Bước 1: Trong cửa sổ Layout hoặc Design, lựa chọn thanh tab Design, sau đó tìm đến phần Tools. Ở đây  ta click vào lệnh Property Sheet.

Bước 2: Cửa sổ Property Sheet sẽ xuất hiện ở cột bên phải. Trong nội dung form, vui lòng chọn các trường mà bạn muốn tự động cập nhật lịch. Trường mà bạn chọn phải hỗ trợ dạng dữ liệu là ngày tháng năm. Chẳng hạn, trong ví dụ dưới đây ta sẽ lựa chọn trường ngày nhận hàng trong form về Đơn hàng.

Selecting the Pickup Date field

Bước 3: Trong cửa sổ Property Sheet, click vào tab Data, sau đó lựa chọn trường Default Value trong hàng thứ 4. Click vào nút Expression Builder ở phía bên cột phải

Clicking the Expression Builder button for the Default Value option

Bước 4: Hộp thoại Expression Builder sẽ xuất hiện. Trong danh sách Expression Elements, click chọn cụm từ Common Expressions

Bước 5: Trong danh mục Expression Categories, click đúp vào phần Current Date

The Expression Builder dialog box

Bước 6: Lúc này ký tự Current Date sẽ được thêm vào bảng. Click OK

The Current Date expression

Bước 7: Chuyển sang chế độ Form View để kiểm tra kết quả. Khi bạn tạo 1 bản ghi mới với form, trường dữ liệu mà bạn vừa chỉnh sửa sẽ tự động cập nhật lịch thực tế vào nội dung của trường đó.

The current date is automatically entered into the Pickup Date field when a new record is created

Như vậy, chúng tôi đã hướng dẫn cách bạn cách hướng dẫn tạo lập form trong Access 2016 một cách chi tiết nhất. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì hãy comment ngay dưới bài viết này để được đội ngũ nhân viên có nhiều năm kinh sẽ giải quyết thắc mắc của bạn trong thời gian sớm nhất.

Đừng bội bỏ qua: Lớp học Excel ở Hà Nội